Um dos grandes desafios dos gestores está em manter a qualidade dos serviços prestados fazendo uso inteligente dos recursos financeiros disponíveis. Com o aumento constante dos preços, especialmente com os movimentos econômicos pós-pandemia, economizar em itens corporativos se tornou uma das palavras-chave dentro dos negócios.

Afinal, será que é possível reduzir os custos em um contexto de inflação? E como os escritórios podem adotar boas práticas nesse sentido? Confira seis dicas práticas que vão ajudá-lo a economizar nos gastos contribuindo para flexibilizar o orçamento. 

1. Avalie os hábitos de consumo de energia elétrica

De acordo com cálculos preliminares realizados pela Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel), estima-se uma alta de aproximadamente 21,00% nas contas de energia elétrica em 2022. 

Essa informação é relevante não só para os consumidores mas também para os escritórios, que costumam ter um gasto expressivo com energia elétrica, já que dependem dela para manter suas atividades.

Por isso, a primeira dica para quem quer economizar nos gastos com escritório é reavaliar hábitos relacionados ao uso de energia elétrica e a própria estrutura da empresa. Entre as mudanças que podem ser implementadas, vale a pena considerar:

• uso de lâmpadas mais econômicas;

• aproveitar o uso da luz natural;

• deixar desligadas as luzes de salas que não estão sendo utilizadas;

• desligar computadores e equipamentos ao final do experiente;

• fazer uso consciente do ar condicionado, especialmente durante a manhã e em horários em que as janelas podem ficar abertas. 

2. Revise o plano de internet e telefonia

Essa é uma prática que deve ser incorporada na rotina da empresa. É recomendado que a empresa entre em contato periodicamente com a operadora de internet para verificar as ofertas de pacotes e descontos disponíveis.

Avalie quais são as necessidades do escritório e faça uma pesquisa de mercado para entender os valores que estão sendo praticados. Após ter coletado o máximo de informações, entre em contato com a empresa e negocie. 

3. Pesquise preços antes de comprar materiais de escritório

Os materiais de escritório são um tema sensível dentro das empresas. Apesar de existir muita oferta, em alguns casos, os escritórios têm dificuldade de encontrar fornecedores sérios.

Aqui a dica é fazer uma boa pesquisa de preços antes de fazer a compra. Além do preço, avalie a possibilidade de conseguir descontos nas compras em maior quantidade e dê preferência por fornecedores maiores e que entreguem produtos de qualidade e dentro dos prazos.

4. Reveja o consumo com impressões e cópias

Em um ambiente cada vez mais digital, o consumo de impressões tem diminuído drasticamente. As impressões representam vários gastos: energia elétrica, papel e toner. Por isso os escritórios devem investir na conscientização dos colaboradores para que as impressões só sejam feitas em caso de real necessidade.

5. Faça um planejamento financeiro

O planejamento financeiro e orçamentário é o ponto de partida para que se implementem mudanças dentro do escritório. Por isso, é interessante que os gestores invistam nessa ferramenta.

Por meio dela é possível avaliar a situação atual do escritório, listando os principais gastos e estabelecendo todas as estratégias que serão adotadas para reduzir os custos.

Os planejamentos financeiros costumam ser feitos ao final de cada ano, pensando no próximo ano. Além de realizar esse plano antes de começar o ano, lembre-se de visitá-lo durante o ano para identificar se a sua estratégia está funcionando ou se há necessidade de algum alinhamento das estratégias de redução de gastos. 

6. Verifique o regime tributário

Por fim, essa dica deve ser colocada em prática com o suporte de um contador. O escritório deve avaliar questões legais e tributárias do seu negócio. O regime tributário impacta diretamente nos gastos com impostos e, consequentemente, no orçamento financeiro.

Para saber se o escritório está no regime tributário correto ou se pode reduzir custos com tributos, é necessário consultar um advogado especializado no assunto e/ou um contador. 

O que acontece é que muitas vezes a empresa pode alterar o seu regime de tributação e não sabe disso. Desta forma, uma reavaliação da estrutura deve ser feita a fim de determinar a possibilidade de otimizar as despesas com tributação.