Fórum Cível da comarca de Porto Velho

Em janeiro de 2019, as dez varas cíveis da comarca de Porto Velho iniciaram um processo de transformação que, seis meses depois, resultou em estoque processual que corresponde ao que propõe a Meta 1, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ): julgar mais processos que os distribuídos.

Parece pouco. Mas imagine dar conta de um ambiente que detém 20% mais ações em trâmite do que a esfera criminal, segundo relatórios estatísticos. Com exceção da 6ª Vara Cível, que trabalha com recuperação judicial e falência, as dez varas cíveis da comarca de Porto Velho são genéricas e recebem dezenas de ações que envolvem cobranças de débitos não pagos, cheques sem fundos, mensalidades não pagas e uma gama de conflitos, como explica a juíza da 10ª Vara Cível, Duília Sgrott Reis.

“Estamos tendo um impacto maior no cível, em virtude da crise econômica e financeira que o país está atravessando. Se as mercadorias e produtos que utilizamos para sobreviver aumentam e o salário não condiz com essa realidade, as pessoas começam a selecionar as contas a serem pagas. Além disso, também temos uma parcela da população que não conversa e prefere partir para o litígio”, explica a magistrada.

As 1ª, 5ª, 8ª e 10ª varas cíveis foram as unidades que terminaram julho com média de 2.500 processos no acervo. Em julho, elas oscilavam entre 3 e 4 mil processos cada uma. 

Juíza Duília Sgrott Reis

Planejamento, trabalho de equipe e CPE

Essa foi a tríade que mudou o panorama na 10ª Vara Cível. A estratégia utilizada é atacar despachos, decisões e sentenças com metas, conta o servidor Eduardo Bahia. “Nós temos as nossas metas de acordo com as semanas. Temos que fazer a divisão também com base nos processos que estão entrando e aí começa a nossa parceria com a Central de Processos Eletrônicos (CPE).

A CPE reúne todas as serventias (popularmente conhecidas como cartórios) das varas cíveis da comarca de Porto Velho. As equipes, que antes ficavam anexas ao gabinete, agora estão juntas em um único ambiente e trabalham de forma parametrizada e uniformizada com o intuito de agilizar o processo. O conceito da Central é cumprir os atos judiciais ordenados pelo juiz de modo a impulsionar o processo eletrônico. Isso inclui citação das partes, emissão de ofícios, envio de cartas precatórias, etc..

Nesse ponto entra a parceria entre o gabinete e a CPE. “Quando há alguma de urgência ou emergência que precisa ser cumprida imediatamente, eu entro em contato com a Elza, na CPE, e elas dão cumprimento. A mesma coisa eu faço com a Alessandra (coordenadora da CPE), enviando os processos que já podem ser arquivados”, contou a juíza Duília Sgrott.

Central de Processos Eletrônicos

Além desse fluxo de comunicação contínuo, a CPE também começou um trabalho de sensibilização com os magistrados para que os atos e decisões dos juízes sirvam de comunicação. Dessa forma, os servidores da CPE não dispendem tempo analisando o processo para saber as providências que devem ser tomadas, conta a coordenadora da área cível, Alessandra Pereira.

“Se o servidor ainda tiver de fazer a análise do que já foi feito no gabinete, a vara anda mais lenta. Quando o magistrado emite decisão que já serve de comunicação, definindo o roteiro do que deve ser feito pelo cartório, o processo não volta concluso”, explica Alessandra.

Gabinete Participativo
A estratégia é tão boa que até na comarca de Colorado do Oeste o juiz Eli da Costa implantou o projeto Gabinete Participativo, iniciativa inspirada na CPE para possibilitar agilidade e celeridade à Vara. Dessa forma, os servidores do gabinete encaminham as solicitações para o cartório com o roteiro pronto, retirando a necessidade do técnico analisar o processo para iniciar as diligências necessárias.

Ou seja, os despachos do gabinete servem de mandado, carta, termo de curatela, ofícios, alvarás com informações pertinentes para os expedientes feitos pelo cartório. Essas e outras orientações podem ser conferidas na portaria.
“Em futuro próximo poderemos contar com a implantação da CPE também no interior. Desta forma, podemos começar a utilizar os mesmos meios de trabalho para garantir rapidez no nosso fluxo de trabalho”, disse.

Celeridade no 1º Grau: Humanização na CPE traduz em resultados diretos na baixa de estoque
Voltando para a comarca de Porto Velho, especificamente na CPE, o fluxo de trabalho garante três vertentes de processos iniciados, sentenciados e arquivados. O ideal é que todos os envolvidos no processo consigam que as varas cíveis cheguem a 2.500 processos cada. Como fazer isso? “Compartilhando com os servidores. A equipe veste a camisa porque todos sabem que se o barco afunda, vamos todos juntos”, disse Alessandra.

O último dia do mês de julho viveu bem essa filosofia. Era dia de fechar relatório e arquivar processos, o que significa baixar o acervo processual. Por meio de um aplicativo, a gestora de equipe das 5ª e 9ª vara cíveis, Denisiane Fioravante, “batia” um sino a cada processo arquivado. O sino tocou cerca de 700 vezes. “Juntos, sabemos como estão os outros cartórios e procuramos nos ajudar sem individualismo, porque se uma vara não está bem, a preocupação é modo geral. Nesse dia, nós estávamos trabalhando com o arquivamento de várias unidades”, conta.

A gestora de equipe da 10ª Vara Cível, Elza Elena Silva - aquela que a juíza Duília mencionou anteriormente – lembra que o espírito de união faz a diferença, principalmente porque há momentos em que as estatísticas não são favoráveis por razões como lentidão em sistemas e técnicos ausentes por férias. “Em junho, por exemplo, tivemos uma baixa considerável. Em julho, focamos nas metas e os técnicos empenhados se empolgaram porque viram o resultado efetivo”, conta.

Ambiente da CPE foi remodelado 

A preocupação com os servidores da CPE é tanta que, recentemente, a unidade passou por um procedimento de reorganização baseado na metodologia “5S”, que teve como objetivo aumentar a cultura da disciplina e gerar oportunidades para melhorias na unidade. Os "5S" se referem a cinco palavras que despertam senso de responsabilidade: "utilização", "ordem", "limpeza", "padronização" e "disciplina".
A secretária de 1º Grau, Cidinha Fernandes, explica que a preocupação com os servidores se dá justamente pela metacompetência. “A produtividade está diretamente relacionada ao bom sentimento que o servidor tem sobre o trabalho”, defendeu.

Secretária do 1º Grau, Cidinha Fernandes

Celeridade no 1º Grau: O papel da Corregedoria
Abarcando todo esse escopo, entra a Corregedoria-Geral da Justiça (CGJ), que acompanha o andamento das metas das varas e da CPE, com o monitoramento e fiscalização das unidades. Todas as varas e a CPE contam com um plano de ação proposto para cada mês, de forma a diminuir os processos paralisados há mais de 30 dias. O corregedor-geral da Justiça, José Jorge Ribeiro da Luz, acompanha os relatórios. Saiba mais sobre esse processo aqui.

"A Corregedoria se alegra com a dedicação dos magistrados e servidores nesse trabalho conjunto que garante o título de Tribunal mais célere do país", disse o corregedor-geral da Justiça de Rondônia.