Assinatura eletrônica: como funciona e quando utilizar no dia a dia?

Ao contrário do que muitos pensam, ela vai além da simples inserção de um nome digitalizado: envolvendo segurança, validade jurídica e tecnologia

Fonte: Tudorondonia/Foto: © Marcello Casal jr/Agência Brasil - Publicada em 16 de maio de 2025 às 09:47

A assinatura eletrônica é uma forma digital de autenticar documentos e validar a identidade dos signatários, sem a necessidade de papel ou presença física. Ao contrário do que muitos pensam, ela vai além da simples inserção de um nome digitalizado: envolvendo segurança, validade jurídica e tecnologia.

Segundo a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001, existem diferentes tipos de assinatura eletrônica — e todas, se bem aplicadas, têm respaldo legal no Brasil.

Como funciona a assinatura eletrônica?

O processo de assinatura eletrônica segue etapas claras e padronizadas, especialmente quando realizado por meio de uma plataforma especializada:

1. Envio do documento: o emissor compartilha o arquivo digital — seja contrato, termo ou declaração — por meio de um sistema seguro.

2. Autenticação do signatário: quem recebe o documento deve comprovar sua identidade. Isso pode ser feito por meio de e-mail, SMS, biometria, login com senha ou até certificado digital, dependendo do nível de segurança exigido.

3. Assinatura eletrônica ou digital: com a identidade validada, o signatário pode assinar com um clique, desenho, token ou certificado.

4. Registro e auditoria: a plataforma registra dados técnicos como IP, data, hora e localização da assinatura, criando um rastro digital auditável.

5. Armazenamento seguro: o documento assinado é criptografado e armazenado em nuvem, pronto para ser consultado, enviado ou utilizado como prova em disputas jurídicas.

Tipos de assinatura eletrônica

De acordo com a regulamentação brasileira, as assinaturas eletrônicas se dividem em três categorias principais:

• Assinatura eletrônica simples: utiliza dados básicos de autenticação, como login e senha, sendo ideal para documentos de menor risco jurídico.

• Assinatura eletrônica avançada: envolve autenticação mais rigorosa, como biometria ou código por SMS, garantindo um vínculo inequívoco entre a identidade do signatário e o conteúdo do documento.

• Assinatura eletrônica qualificada: realizada por meio de certificado digital ICP-Brasil, é a modalidade com maior grau de segurança e aceitação legal, exigida para determinados atos formais e registros públicos.

Quando utilizar a assinatura eletrônica?

A versatilidade desse tipo de assinatura permite sua aplicação em diversos contextos — tanto na vida pessoal quanto no ambiente profissional.

No uso pessoal, é possível:

• Assinar contratos de aluguel;

• Autorizar viagens de menores;

• Formalizar procurações ou declarações;

• Registrar acordos informais com familiares ou vizinhos.

No uso profissional, é ideal para:

• Contratos de prestação de serviços;

• Acordos de confidencialidade (NDAs);

• Documentos de admissão e gestão de pessoas;

• Propostas comerciais, orçamentos e pedidos de compra;

• Abertura de contas, adesão a planos e atualizações cadastrais.

Vantagens da assinatura eletrônica

A adoção da assinatura eletrônica traz benefícios concretos para empresas e indivíduos:

• Rapidez: documentos que antes levavam dias para serem assinados podem ser formalizados em minutos;

• Economia: elimina gastos com papel, impressão, envio físico e armazenamento;

• Segurança jurídica: com rastreamento completo, a autoria e integridade do documento são comprováveis;

• Sustentabilidade: reduz significativamente o uso de papel e a pegada ambiental;

• Acessibilidade: o processo pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, via computador ou celular.

Conclusão

A assinatura eletrônica já está integrada à rotina de milhares de pessoas, empresas e instituições no Brasil. Com respaldo legal, facilidade de uso e forte apelo à eficiência operacional, ela representa não apenas um avanço tecnológico, mas também uma mudança cultural na forma como lidamos com documentos.

Se você ainda depende exclusivamente do papel, talvez seja o momento de repensar seus processos. Assinar eletronicamente é simples, seguro e está mais presente em nosso cotidiano do que se imagina — seja no fechamento de um contrato, na formalização de um acordo ou na gestão de documentos do dia a dia.