O deslocamento do funcionário da sua residência até o local de trabalho é pago através do vale transporte. De acordo com a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) é obrigatório que as empresas ofereçam esse benefício. Pessoas que moram perto do local também tem direito, pois não há uma distância mínima.

No entanto, muitos empregadores têm dúvidas de como calcular o valor na folha de pagamento.

Como calcular

O vale transporte vem do salário, que pode ser descontado até 6% para realizar o pagamento desse benefício. No entanto, distâncias que custam mais que 6% são por conta da empresa, já que se fosse retirado do salário, poderia trazer prejuízos ao funcionário.

O cálculo leva em conta os dias de trabalho e as conduções utilizadas pelo colaborador. Para ficar mais fácil, vamos exemplificar:

●     Uma pessoa ganha 1000 reais por mês;

●     Utiliza dois transportes por dia no valor de 3 reais

●     Ela trabalha 22 dias no mês

Fazendo as contas, essa pessoa precisa de 132 reais por mês para se deslocar até o trabalho. De acordo com a regra, 6% do salário dessa pessoa é 60 reais, assim a diferença é paga pelo empregador (132 - 60= 70), portanto a empresa é responsável pelos 70 reais.

Muitas empresas fazem a roteirização do deslocamento, ou seja, fazem a auditoria do trajeto. Dessa forma, o funcionário deve dizer quais linhas de ônibus/metrô/trem utiliza para chegar no local de trabalho saindo de casa e vice-versa. Isso ajuda no controle dos gastos da empresa, além de garantir o transporte de ida e volta do colaborador.

Esse processo não é muito difícil, porém o gestor dessa área da empresa tem o trabalho de fazer todas essas contas multiplicado por um grande número, dependendo da quantidade de funcionários.

Por isso, as empresas estão preferindo contratar terceirizadas para cuidar de vale transporte, vale refeição, entre outros benefícios.

Quais os erros mais comuns ao calcular vale transporte?

Empresas que não possuem muito conhecimento sobre as leis desse benefício podem cometer erros. O mais comum é descontar mais que 6% do salário para pagar o vale transporte. Portanto, contratar um serviço de gestão inteligente é menos uma preocupação para os profissionais.

Como reduzir custos?

Em tempos de crise, as empresas buscam reduzir custos. Para diminuir os gastos com vale transporte dos colaboradores é preciso ter muita atenção e cuidado para não descumprir a lei.

Uma dica é não contabilizar dias em que o funcionário não foi trabalhar, como em dias de folga e feriado. Quando o empregado falta, a empresa pode pedir o reembolso do vale transporte que não foi utilizado nesse dia. Normalmente, as empresas deixam como se fosse um “crédito” para o mês seguinte

Caso o colaborador não use o vale transporte porque mora perto ou tem veículo próprio, ele deve assinar uma declaração dizendo que não utiliza esse benefício. No caso de pessoas que utilizam seu carro para ir até a empresa, devem receber o vale combustível.