Ferramentas para maximizar a produtividade

Seja para organizar uma rotina complexa de estudos, seja para melhorar o trabalho remoto, alternativas se adaptam a cada necessidade

Fonte: Da redação/Foto: Pexels - Publicada em 22 de março de 2024 às 12:57

É no mínimo curioso pensar que a internet transformou por completo as nossas vidas nos últimos 30 anos. Hoje, profissionais buscam um curso extensivo para ampliar habilidades muito mais específicas, diferente de quem estudou informática em uma época na qual os desktops eram brancos e as ferramentas limitadas basicamente à edição de textos e planilhas.

Atualmente, quase todas as profissões fazem uso ou dependem exclusivamente de tecnologias para existirem (e mais recentemente, com as inteligências artificiais, deixarem de existir). Em um mundo conectado por todos os lados, as pessoas se deparam com o dilema de ser mais produtivo, dentro e fora dos ambientes de trabalho.

Entenda se você realmente precisa de mais produtividade

De fato, estamos vivendo na era da produtividade, em que a regra é cada vez mais economizar recursos (de tempo e dinheiro) e obter melhores resultados. Existem muitas discussões envolvidas nisso, como a cobrança pessoal cada vez maior em ser produtivo, gerando sensação de culpa em momentos de ócio ou até mesmo doenças como burnout.

Quem busca formas de aumentar a produtividade, deve primeiro fazer uma autorreflexão sobre qual o nível de produtividade desejado, o porquê ele deve ser alcançado e, então, buscar ferramentas adequadas para isso. Muitas pessoas se colocam em comparação com a produtividade de terceiros, o que pode comprometer até mesmo o rendimento atual, mesmo sendo satisfatório.

Técnicas para otimizar a produtividade

Se o seu objetivo é melhorar a produtividade em contextos específicos, em que você já fez uma análise da real necessidade de mudança, existem inúmeras ferramentas que podem ser aplicadas. Desde metodologias pensadas para projetos de alta complexidade até aplicativos que facilitam a organização da rotina.

Metodologias ágeis

Elas existem em um variado conjunto, visando diferentes objetivos. Principalmente em empresas de tecnologia, as metodologias ágeis reduzem o tempo entre o início e a conclusão de uma tarefa, priorizando a entrega em paralelo com a perfeição. A vantagem é que essas metodologias podem ser aplicadas tanto em grupos de trabalho como em tarefas do cotidiano.

Outro ponto interessante dos métodos ágeis é que eles estimulam a observação detalhada ao fim de cada ciclo, do que funcionou e o que precisa ser revisto. Dessa forma, a pessoa ou equipe consegue obter aprendizados sobre a eficácia de cada processo, mantendo evolução constante.

Método pomodoro

Esse método é muito utilizado por estudantes e profissionais com rotinas que exigem foco por um período de tempo estendido. Sua principal característica é funcionar com base em ciclos contínuos de 25 minutos, em que a pessoa foca em uma atividade, com 5 minutos de descanso.

Na prática, o pomodoro viabiliza a realização de ginástica laboral, alimentação adequada e a própria otimização de síntese de informações pelo cérebro. Isso porque forçar a atenção em uma atividade por longos períodos pode comprometer a produtividade, aumentar níveis de estresse e desorganizar a linha de raciocínio.

O pomodoro pode ser aplicado com a ajuda de aplicativos para dispositivos móveis ou simulado com uma lista de tarefas e um timer configurado em períodos de 25 minutos ativos e 5 minutos de pausa. Você pode personalizar essa janela de tempo, mas o ideal é evitar ultrapassar 30 minutos de atenção total.

Quadros de organização

Usados tanto nos métodos ágeis mencionados anteriormente, como de forma livre de acordo com cada necessidade, os quadros são uma excelente maneira de otimizar a produtividade. Um dos mais usados é o kanban, que funciona basicamente separando as etapas: a fazer, em execução e concluído.

É possível aplicar esses quadros pelo uso de ferramentas on-line, totalmente personalizáveis, ou ainda criando o seu com o auxílio de notas autoadesivas em uma parede, por exemplo. Esse recurso torna visível o fluxo de realização das tarefas, permitindo que você organize cada uma em função de prioridade e esforço.