Comitê debate texto que define regras para gestão da memória e de documentos da Justiça. Foto: Luiz Silveira/CNJ

As regras para a gestão da memória do Poder Judiciário e dos documentos que tramitam nos tribunais deverão ganhar caráter obrigatório e vinculante, com a edição de resolução do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Atualmente, existe uma recomendação do Conselho aos tribunais que, por exemplo, dispõe sobre a classificação e a avaliação dos documentos do Judiciário para descarte ou guarda permanente, observados os prazos mínimos de guarda, bem como a padronização das espécies, tipos, classes, assuntos, registros de movimentação de documentos e processos. Na última terça-feira (11/2), o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) finalizou texto prévio para subsidiar a Resolução do CNJ.

O novo texto normativo reafirma a gestão documental como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”.

A atualização apresenta a gestão da memória como “o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história do Poder Judiciário contida em seus documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis, abarcando iniciativas direcionadas a pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação, ação cultural e educativa”.

A minuta de resolução ainda estabelece a composição do Proname, com membros de vários tribunais e representantes do CNJ, e normas de gestão de documentos físicos e digitais. Para implantar o processo, os tribunais precisam estabelecer um corte cronológico, anterior ao qual devam ser guardados de forma permanente os documentos produzidos pelo respectivo órgão, fixando-se no mínimo o ano de 1950. Os metadados – dados “estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado” – passam a ser protegidos como elementos de guarda permanente pela nova proposta de regulamentação.

Tecnologia

O uso da tecnologia para lidar com a passagem do tempo também está previsto no texto da futura norma, ao autorizar a adoção de novos suportes para armazenar documentos e processos, administrativos e judiciais. O processo de digitalização estará sujeito ao controle de partes e advogados.

Pela primeira vez, a memória do Poder Judiciário terá uma política própria de gestão, com o apoio da tecnologia, das ciências “da informação, arquivologia, biblioteconomia, museologia, história, antropologia e sociologia”, de uma rede entre as unidades que cuidam do tema, da preservação dos patrimônios, do intercâmbio e da divulgação de experiências e boas práticas no campo da preservação da memória institucional.

Segundo o integrante do Comitê Gestor do Proname, Rodrigo Capez, a proposta de minuta de Resolução elaborada pelo Comitê Gestor do Proname deverá ser submetida à Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário. “Essa Comissão analisará a proposta e, posteriormente, irá submetê-la à apreciação final do Plenário. Acreditamos que ainda neste semestre possa ser aprovada a nova resolução”, afirmou Capez, que também é juiz auxiliar da Presidência do CNJ.