Uma ação conjunta da Secretaria Administrativa-SA e Secretaria de Gestão de Pessoas-SGP, do Tribunal de Justiça de Rondônia realiza, desde o mês de julho, aos sábados, a digitalização de documentos das pastas funcionais de servidores do Tribunal de Justiça de Rondônia. O trabalho tem várias etapas e proporcionará melhorias no atendimento ao servidor que necessite de informações relacionadas a períodos anteriores aos sistemas informatizados. 

Documentos de servidores ativos, aposentados e exonerados, armazenados em pastas, estão recebendo o cuidado minucioso das equipes empenhadas na digitalização, composta por servidores da SA e SGP. Papéis são convertidos em informação acessível em qualquer tempo e lugar pelos integrantes do Judiciário rondoniense.

De acordo com a diretora do Departamento de Pessoal e Política Salarial DPPS/SGP, Jeiele Eline Castro Silva, a digitalização das pastas funcionais otimizará os serviços, com a disponibilização no sistema. “O trabalho de catalogação e digitalização das pastas funcionais possibilitará o aumento na produtividade do time SGP; evitará desperdício de tempo na busca de arquivos e o manuseio desnecessário dos originais; e ainda disponibilizará, por meio do Sistema de Gestão de Pessoas, acesso aos documentos para os colaboradores do Poder Judiciário do Estado de Rondônia. Com isso, cremos na satisfação de todos ao acessarem seus documentos com mais rapidez”.

As equipes seguem uma rotina que vai desde a higienização, seguida pela análise, até a digitalização, devidamente afixada como check list nas pastas. Tudo em conformidade com resolução que institui o código de classificação de documentos arquivísticos e a tabela de temporalidade documental. “Precisamos seguir esta rotina, especialmente quanto à análise dos documentos, obedecendo a tabela de temporalidade; separando documentos repetidos, que já estão dentro do sistema; organizando a pasta por dados funcionais, portarias de nomeação, exoneração ou aposentadoria; fichas financeiras; folhas de frequência, etc.”, explicou Cecileide Correia da Silva, da Seção de Cadastro de Processo Funcional, ao mencionar o trabalho das reeducandas, que “aprenderam rapidamente e são uma grande parceria neste trabalho”.

As melhorias refletem diretamente no atendimento ao servidor que precisar de informações financeiras e funcionais de períodos que ainda não estavam dentro do sistema, com resultados positivos na qualidade dos serviços da SGP. As informações estão em pasta compartilhada com gestores da SGP, permitindo que acompanhem o trabalho de digitalização que está sendo realizado pela SEGEDOC.

Para a chefe da Seção de Gestão Documental, Cláudia da Silva Ximenes de Souza, este processo contribuirá para a preservação do acervo e otimização do serviço. “Esta ação visa proporcionar maior agilidade na obtenção de informações relacionadas à ficha funcional dos servidores, assim como a diminuição da mão de obra envolvida na recuperação da informação. Sobre o ponto de vista jurídico e histórico tem valor inestimável, pois os servidores fazem parte da história deste Poder”.