O eSocial veio para ficar e o ano de 2018 vem sendo determinante para a sua implantação. Fato é que desde o dia 1º de janeiro passou a valer para muitas das empresas do Brasil o projeto do Governo Federal de unificar o envio de informações pelo empregador sobre seus funcionários. Por isso, os impactos do eSocial na folha de pagamento são grandes.

Devem ir para o eSocial desde a admissão do funcionário até a sua demissão. “Por mais que em um primeiro momento a adaptação aparentasse ser bastante trabalhosa, a Confirp se preparou bastante para essa mudança, o que fez com que atendêssemos sem maiores dificuldades nossos clientes que possuem essa necessidade. O gargalo se concentra em um primeiro momento, por conta da grande quantidade de informações a serem inseridas no sistema”, conta o gerente trabalhista da Confirp Consultoria Contábil, Fabiano Giusti.

O eSocial vale para todo mundo que contrata trabalhadores — empresas de todos os tamanhos, profissionais liberais, produtores rurais e patrões de empregados domésticos – que deverão seguir um cronograma de implantação. Todos agora têm que utilizar o sistema para registrar eventos que se referem às relações trabalhistas, o que inclui admissão, aviso prévio, desligamentos, licenças, remunerações e pagamentos.

As obrigações da informação em si não são novas, mas a forma a ser inserida é. Segundo Giusti, o eSocial obriga uma mudança cultural nas empresas. “Ações que eram comuns nas companhias terão de ser revistas. Um exemplo são os exames demissionais e admissionais e a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que muitas empresas pediam para serem realizados depois da contratação. A partir de agora, o mesmo terá que acontecer com antecedência, senão não poderá ser efetivado o contrato”.

Outro exemplo citado pelo especialista da Confirp são os casos de férias. “Atualmente, as empresas, em alguns casos, marcam férias dos colaboradores sem os trinta dias de antecedência exigidos por lei e agora, se fizerem isso, estarão sujeitos a multas”.

O impacto também será na área de recursos humanos, como informa o sócio da Bazz Estratégia em Recursos Humanos, Celso Bazzola. “Inicialmente o impacto será na qualificação de documentos e dados. Após a implantação, a gestão se tornará mais cautelosa, porém mais assertiva. O grande desafio de RH é disseminar essas mudanças principalmente para os gestores, que terão o papel fundamental nas questões de seguir o que a lei sempre determinou e saber se planejar para atender tais exigências”.

Bazzola explica que o sucesso da adequação passa pela organização das informações inseridas nos sistemas de folha de pagamento, onde não serão mais permitidos cadastros incompletos ou com falhas em digitação. É preciso haver uma comunicação eficiente entre RH e gestores, já que seguir as normas e os procedimentos atendendo os prazos se torna vital para que não haja problemas.

Impostos simplificados com o eSocial

Mas o eSocial não representa apenas dificuldades, o novo sistema traz uma grande vantagem ao eliminar declarações e formulários exigidos pela Caixa Econômica Federal, pelo Ministério do Trabalho e pela Previdência Social — como Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), entre muitos outros.

Como várias iniciativas recentes do Governo Federal (entre elas a própria figura do MEI e seu portal próprio), a criação do eSocial tem o principal objetivo de combater a sonegação. Com mais controle sobre as informações prestadas, a intenção do eSocial é garantir com mais força a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego. Também gera impacto sobre outros itens:

• Contrato de experiência: será considerado contrato por prazo indeterminado assim que sejam passados 90 dias ou o período de experiência, independentemente de qualquer anotação na Carteira de Trabalho.
• Acidente de trabalho: qualquer acidente, resultando ou não no afastamento, também deve ser comunicado via eSocial.
• Cancelamento de aviso prévio: com o eSocial, ao comunicar o aviso prévio, o sistema passa a aguardar o envio do evento da rescisão ou do cancelamento do aviso prévio. Assim, as empresas precisarão ficar de olho nessa rotina.

Cuidados ao implantar

O eSocial se mostra uma realidade sem volta. Para as empresas, a orientação da Confirp e da Bazz é a busca por melhoria na qualidade das informações, e também muito cuidado na hora de fornecer os dados.

“A partir do momento em que for implementado o novo sistema, as informações irão diretamente aos órgãos competentes, que farão algo como uma fiscalização online dos dados, provocando ações corretivas ou punitivas, dependendo do caso e se houver reincidência. Portanto, estar qualificado, atender aos prazos e ter assertividade nos controles são ações que mantêm a empresa em situação regular”, finaliza Celso Bazzola.

Confira abaixo o cronograma de implantação da Receita Federal:

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

• Fase 1: Janeiro/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
• Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada
• Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

• Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
• Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
• Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Etapa 3 - Entes Públicos

• Fase 1: Janeiro/19 - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
• Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
• Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada
• Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador