De fato, implantar a digitalização em sua empresa é fundamental.

Se você não esteve vivendo no deserto durante as últimas duas décadas, você deve ter percebido que o mundo se tornou cada vez mais digital e que as tecnologias caminham para que isso seja um processo ainda mais rápido e irreversível nos próximos anos.

Com novas ferramentas surgindo no mercado a cada dia e novas possibilidades de resolver com um clique processos inteiros que antes levariam dias para serem feitos, a digitalização se tornou praticamente tão comum em nossas vidas quanto a água.

Nesse artigo vamos dar dicas de como implantar a digitalização na sua empresa de forma suave sem causar transtornos e ainda resolvendo problemas no processo.

Por que implantar a digitalização em sua empresa?

Ganhe velocidade

Por utilizar os mesmos métodos a muito tempo, você pode não estar mais consciente do tempo perdido em tarefas triviais.

A verdade é que quase metade do tempo de trabalho diário dos funcionários que lidam diretamente com documentação e administração é gasto com buscas e organizações precárias que nunca duram mais do que uma semana.

As coisas estão sempre mudando de lugar por necessidade e pelo uso constante através de vários usuários.

Você pode descobrir que o seu escritório, assim como os dos membros da sua equipe, está mais próximo de ser um caos controlado do que um local de trabalho organizado.
Ao implantar a digitalização na sua empresa, a primeira coisa que você vai perceber é a quantidade de tempo que vai ser economizada. Em suma, todos os arquivos e documentos vão estar simultaneamente ao alcance de todos e nunca vão se perder no meio de pilhas.

Por exemplo, com o software jurídico da b company, você poderá gerenciar melhor os processos da sua empresa e assim, ter uma melhor eficiência.

Com isso, tarefas que antes consumiam horas inteiras de tempo produtivo da sua equipe vão ser feitas em não mais do que segundos.

Ganhe segurança

De fato, ao ter uma boa digitalização, é possível garantir a higiene ocupacional nas empresas.

Isso porque, é possível controlar melhor os riscos e assim, tomar medidas antes que eles aconteçam.

Além disso, se você tem arquivos físicos que precisam ser mantidos seguros, então você deve saber que isso exige muita logística e que não faltam perigos.

Para começar, você vai perceber que o clima pode ser um inimigo cruel: seus documentos podem molhar, pegar fogo, ou sair voando pela janela em uma rajada de vento. Então a solução é trabalhar fechado, sem circulação de ar e com muito cuidado com os líquidos.

Além dos riscos do clima, você tem que lidar com a possibilidade de perder, esquecer, ser roubado enquanto carrega os documentos com você de um lado para o outro.

Tudo isso sem falar na ação inevitável do tempo que vai, mais cedo ou mais tarde, fazer com que você precise de uma nova cópia.
Com documentos digitalizados você não sofre mais com a ação do clima, o ambiente digital é totalmente seguro contra os poderes de envelhecimento causados pelo tempo e mesmo quando você for assaltado, basta que você baixe seus arquivos novamente em um novo dispositivo.

A pessoa que estiver com os dispositivos roubados não vai ter acesso aos documentos sem a sua senha e as chances de que você esqueça o seu smartphone ou outro dispositivo são bem menores já que esses aparelhos estão praticamente o tempo todo em uso.

Ganhe controle

Acima de tudo, o maior risco em ter toda a documentação da sua empresa em formato físico é que em caso de modificações indevidas, você não tem como saber quem foi o responsável e não têm uma forma rápida de perceber o que aconteceu e muito menos de remediar.

Se um membro da sua equipe cometer um erro de preenchimento em um formulário, esse erro pode levar meses para ser descoberto e causar muito dano financeiro durante o processo.

Sem dúvida essa é uma quantidade muito grande de riscos a serem considerados.
Ao implantar a digitalização em sua empresa, você ganha o controle total sobre os seus arquivos.

Você pode controlar quem têm acesso a cada documento usando as diretrizes que você mesmo vai configurar. Pode decidir quem vai ser capaz de visualizar os documentos e quem vai ser capaz de alterar.

Quando uma alteração for feita, você receberá uma notificação e vai poder ver rapidamente o que foi alterado e decidir se aprova ou não as mudanças.

Além disso, o sistema guarda um histórico de revisões que serve para saber quem mudou cada parte do documento e quando a alteração foi feita, além de permitir que as alterações sejam desfeitas com o apertar de um botão.

Essa é a maior capacidade de controle que existe no mercado. Por isso, comece hoje mesmo a implantar a digitalização em sua empresa.