O direito à informação e o acesso ao documento público é um preceito da Constituição Federal, por isso o Judiciário brasileiro, por meio de resoluções e normas legais, vem regulamentando a gestão documental para assegurar essas garantias, a exemplo do que o Tribunal de Justiça de Rondônia acaba de apresentar aos cidadãos rondonienses - um espaço virtual com o tema, proporcionando, assim, de forma direta e simples, orientação, informações e consultas sobre os processos judiciais à população.

Trata-se de uma subpágina do site do TJRO com todas as informações sobre gestão documental, ou seja, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro da informação.

Para acessar a subpágina basta clicar na aba/botão gestão documental, que fica na página frontal do site. Depois é só navegar nas opções, que se apresentam de maneira intuitiva e autoexplicativa.

A iniciativa de disponibilizar, segundo o desembargador Miguel Monico Neto, diretor da Escola da Magistratura do Estado de Rondônia (Emeron) e presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e Memória (CPGDM), possibilita o integral exercício de direitos, a preservação das informações imprescindíveis às partes e às instituições do Poder Judiciário, o descarte da documentação não mais necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural.

A gestão de documentos contribui para as funções dos arquivos sob diversos aspectos, tais como: garantir que as políticas e atividades da instituição sejam documentadas adequadamente; selecionar e reunir documentos de valor permanente, buscando diminuir ao máximo o número de documentos de valor transitório; garantir a melhor organização desses documentos e inibir a eliminação de documentos de valor permanente.

Regulamentação

O espaço virtual vem ao encontro das diretrizes do CNJ, que instituiu o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) em 2009, propagando nacionalmente política para área por meio da instituição de princípios e diretrizes, inicialmente pela Recomendação CNJ n. 37/2011, substituída pela Resolução CNJ n. 324/2020.

O TJRO também publicou suas próprias regulamentações como o ATO Nº 714/2021, que institui a política e nomeia a comissão de gestão documental, e o ATO Nº 712/2021, que estabelece seu regimento interno.

Também compõem a comissão Edenir Sebastião Albuquerque da Rosa, juiz da 2ª Vara da Fazenda Pública da Comarca de Porto Velho;  Claudia da Silva Ximenes de Souza, servidora responsável pela Seção de Gestão Documental (Segedoc/Nusea); Cássia Liliane de Oliveira Barbosa, servidora da Seção de Gestão Documental (Segedoc/Nusea), pós-graduada em Arquivologia; Cleber Silva e Moura, servidor da Assessoria de Planejamento e Gestão (Asplan/SA) - graduado em História; e Luiz Batista Pereira Filho, servidor da Assessoria de Planejamento (Asplan/SA) - graduado em Direito.