Apesar da pandemia da Covid-19  e da necessidade de lockdown, desde 18 de março de 2020, a 3ª Vara Cível de Palmares, unidade judiciária do Tribunal de Justiça de Pernambuco (TJPE), criou uma rotina de trabalho que reduziu o acervo processual da vara no percentual de 63,52%. O modelo de trabalho foi homenageado na categoria Juiz do 18º Prêmio Innovare.

A principal mudança foi a implementação do Rotina.Jus, um modelo de organização do trabalho que inclui a participação de toda a equipe da Vara de Palmares. Desde 2020, a unidade reduziu o número de processos e hoje tem apenas 767 no acervo, com um processo concluso e nenhum processo sem análise há mais de 100 dias. Além disso, os atendimentos são realizados de forma virtual por diversos canais, como WhatsApp, Telegram, e-mail e telefone, que proporcionam celeridade na entrega da prestação do serviço jurisdicional à população.

A Rotina.Jus foi relatada durante a reunião da Comissão Julgadora pelo consultor tributário Everardo Maciel, que destacou a simplicidade da prática e o baixo custo. “O juiz Diego Vieira Lima, da Vara de Palmares, na Zona da Mata de Pernambuco, organizou todo o processo de tramitação das varas da cidade. Isso, veja que coisa simples, foi apresentado em uma planilha Excel, que posteriormente evoluiu para uma plataforma de dashboard, com controles e metas a serem desenvolvidas”, afirmou, realçando o custo do projeto. “Hoje se pode dizer que, após essa prática, implementada também em outras varas, além de Palmares, não existe mais nenhuma situação que não satisfaça os objetivos estabelecidos pelo projeto. E, por incrível que pareça, o custo deste projeto é menor que um salário-mínimo.”

Como funciona o Rotina.Jus?

Utilizado desde 2020, o Rotina.Jus consiste numa rotina sistemática de trabalho que inclui a participação de todos os servidores lotados na unidade. A rotina consiste basicamente na aplicação de três métodos: a) trabalhar com os processos por ordem de movimentação, do mais antigo para o mais recente; b) não permitir que processos fiquem sem análise, sem movimentação, por mais de cem dias; c) distribuição do trabalho entre os servidores com base em tarefas a serem executadas.

“Os problemas encontrados na minha unidade, em dezembro de 2017, consistiam em um grande acervo (1.837 processos); grande quantidade de processos conclusos (735 processos); grande quantidade de processos em situação crítica, sem movimentação há mais de 100 dias (1.110 processos); e taxa de congestionamento alta, com as metas do CNJ não atingidas”, detalha o juiz Diego Vieira Lima.

A prática estabelece três propostas: trabalhar com os processos por ordem de movimentação, do mais antigo para o mais recente, salvo situações de urgência; não permitir que processos fiquem sem análise ou sem movimentação por mais de cem dias; e distribuir o trabalho entre os servidores com base em tarefas a serem executadas. A organização do processo, inicialmente, foi executada através de planilhas do Excel, lançadas na plataforma do Google Drive. Mais recentemente, o autor conseguiu criar um sistema na plataforma Dashboard.

“O processo de implantação foi simples, porque ocorreu com a participação de todos os servidores da unidade. Mês a mês fomos otimizando a divisão, sempre escutando toda a equipe. O sistema é simples, prático, fácil de ser repassado para outras unidades. Não há segredo. Todavia, existe um fator que foi muito importante para o sucesso da prática, o engajamento de toda a equipe. Todos os que fazem a 3ª Vara Cível de Palmares tem a intenção de melhorar a prestação do serviço jurisdicional. Como foi dito, o sistema é simples, mas a atuação e engajamento de todos facilitou para alcançarmos êxito”, conta o juiz.

De acordo com Luana Ferreira, que é assessora do Juízo, a implementação do Rotina.Jus foi essencial para a organização da unidade judiciária. “O sistema permite prever e apurar o que deve ser cumprido na unidade. A dinâmica do sistema ajuda os servidores a identificarem qual movimentação processual deve ser realizada. A prática impacta significativamente a produtividade, porque reduz as conclusões desnecessárias, a exemplo do gabinete, isso viabiliza mais tempo para que o juiz e a equipe se dediquem aos pronunciamentos mais complexos.”

Innovare

Criado em 2004, o Prêmio Innovare destaca as boas iniciativas da área jurídica, idealizadas e colocadas em prática por profissionais do Sistema de Justiça interessados em aprimorar e facilitar o acesso da população ao atendimento. Ele reconhece e dissemina práticas transformadoras que se desenvolvem nos órgãos, independentemente de alterações legislativas. Mais do que reconhecer, o Innovare busca identificar ações concretas que signifiquem mudanças relevantes em antigas e consolidadas rotinas e que possam servir de exemplos a serem implantados em outros locais.

O ministro Ayres Britto é o presidente do Conselho Superior, órgão que tem como atribuição definir as diretrizes anuais do Prêmio e que é formado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), pela Secretaria Nacional de Justiça e Cidadania, pela Associação dos Magistrados Brasileiros (AMB), pela Associação Nacional dos Membros do Ministério Público (Conamp), pela Associação Nacional das Defensoras e Defensores Públicos (Anadep), pela Associação dos Juízes Federais do Brasil (Ajufe), pelo Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), pela Associação Nacional dos Procuradores da República (ANPR), pela Associação Nacional dos Magistrados da Justiça do Trabalho (Anamatra), com o apoio da Globo.

Esta série traz as práticas do Sistema de Justiça vencedoras do 18º Prêmio Innovare, além das homenageadas nas categorias Juiz e Tribunal. As matérias são elaboradas a partir de conteúdos disponibilizados pelo Instituto Innovare.