O segredo de sucesso de qualquer relacionamento é a boa comunicação, o que também ocorre no trato entre advogados e clientes. No entanto, é comum encontrar escritórios nos quais a prática da comunicação com os contratantes é falha ou insuficiente, trazendo consequências muitas vezes só percebidas na forma de prejuízos.

Resolver esse problema, felizmente, não é difícil. Algumas medidas práticas podem ajudar a eliminar ruídos e tornar a comunicação mais efetiva.

Potenciais ruídos

Uso da linguagem técnica

A linguagem técnica é um dos fatores que mais causam ruídos na comunicação entre advogados e clientes. O advogado fala, o cliente escuta, mas a falta de conhecimento dos termos e conceitos jurídicos compromete o que é mais importante no diálogo: o entendimento da mensagem.

Não se deve esperar de quem não é profissional do Direito a compreensão dos jargões da área e é responsabilidade do advogado traduzi-los aos seus clientes. O contrário não somente soa indelicado como antiprofissional. Por isso, é fundamental realizar os atendimentos utilizando linguagem simples e explicativa, permitindo aos interessados compreenderem o assunto tratado.

Falta de registros

Se o teor das conversas com os clientes não fica registrado, uma informação importante pode passar despercebida ou se perder. Sempre que houver reuniões, conversas telefônicas, qualquer tipo de contato com os clientes, é recomendável que sejam feitas anotações e reunidas em históricos. Esses registros são fundamentais para dar retornos eficazes e encaminhar os casos adequadamente.

Medidas para melhorar a comunicação

Adotar um software para advogados

O software jurídico traz importantes benefícios à comunicação entre advogados e clientes. Em primeiro lugar, a ferramenta permite que todas as informações trocadas sejam registradas e organizadas em uma mesma plataforma. Como ficam centralizadas, podem ser acessadas rapidamente sempre que necessário.

Em segundo lugar, a tecnologia oferece uma área de acesso exclusiva, na qual o próprio cliente acompanha o andamento dos seus casos, sem depender do advogado. O recurso confere autonomia na busca por retornos mais simples. Os dados são atualizados automaticamente, pois são sincronizados com as informações dos processos que constam no sistema, otimizando o trabalho do advogado.

Diversificar os canais

Algumas pessoas argumentam que disponibilizar vários canais de contato com o cliente não é uma boa estratégia, pois aumenta a complexidade da comunicação. Porém, ao mesmo tempo, quanto mais canais disponíveis, mais conveniente e dinâmica se torna a tarefa de se comunicar. O importante é concentrar os registros dessa interação em um só local, como em um sistema automatizado.

Nesse caso, não há resposta certa, é preciso considerar o que é mais importante, simplicidade ou conveniência. Se optar pelo segundo caminho, o advogado pode se libertar parcialmente de meios mais tradicionais como o telefone e e-mail  e variar a comunicação com alternativas como WhatsApp e Skype, por exemplo.

Impor limites

É comum o entendimento da ideia de comunicação eficiente como aquela que deve acontecer full time, a qualquer momento do dia ou da noite. Mas não é bem assim.

Para que a comunicação entre advogados e clientes seja realmente eficaz, é preciso que existam limites. Além de não lidar com um único cliente, o advogado necessita de tempo para executar outras atividades essenciais, que não se resumem a responder mensagens e atender ligações. Por isso, é importante integrar recursos automatizados à rotina e estabelecer horários específicos para realizar os atendimentos.

Para estabelecer uma boa comunicação com os clientes também é preciso manter-se atento aos gargalos. Em outras palavras: identificar onde estão os problemas da comunicação e trabalhar em soluções para aprimorá-la continuamente.

Por fim, é preciso lembrar que a comunicação é parte do relacionamento e, portanto, sempre se beneficiará de um olhar humanizado.