Uma força-tarefa reúne 44 servidores e servidoras em diversas unidades judiciárias de todo o Estado para concluir a digitalização de 100% do acervo de processos físicos para tramitação por meio do PJe. Com a mudança, até 30 de junho não haverá nenhum processo em papel tramitando no Poder Judiciário de Rondônia, que, desta forma, irá atender a uma orientação do Conselho Nacional de Justiça para todos os tribunais brasileiros. Nos primeiros 10 dias úteis do trabalho, 12% do acervo já foi digitalizado.

O compromisso assumido com o CNJ reforça uma disposição do próprio Judiciário estadual, que já trabalha para modernizar a forma de início e tramitação dos processos judiciais desde os primórdios da informatização da Justiça no país. Com implantação do PJe em nível nacional como unificação dos sistemas processuais existentes em cada tribunal, a partir de 2014, o PJRO foi um dos primeiro do Brasil a implementar a novidade, primeiro com a área cível, em primeiro e segundo graus, depois a área criminal, que demorou um pouco mais devido à necessidade de digitalização e conectividade, desde a delegacia de polícia. 

Todo esse avanço proporcionou maior acesso à Justiça por meio da tecnologia e maior mobilidade para os profissionais que atuam nos processos, em substituição à protocolização das petições em papel, com carimbos e outros procedimentos antigos. Por isso, desde de abril esse grupo de servidores(as) trabalha para digitalizar 16 mil processos restantes, com escaneamento folha por folha e o cadastro das informações no sistema. Uma ferramenta foi desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da Informação e da Comunicação (Stic) do Tribunal de Justiça para a migração ao PJe, que preserva o número antigo do processo e facilita a identificação e acesso aos autos para as partes.

Como o objetivo é ter agilidade, com extremo cuidado nessa digitalização, ao invés de propor a contratação de uma empresa terceirizada para realizar o serviço, o PJRO valoriza a experiência das equipes do Judiciário e distribuiu dentre varas, departamentos e centrais eletrônicas os integrantes dessa força de trabalho para a digitalização, coordenados pelas secretarias judiciárias dos 1º e 2º graus.

A Comissão Gestora dessa digitalização  é composta pelos juízes Guilherme Baldan (auxiliar da Presidência), Johnny Gustavo Clemes (auxiliar da Corregedoria) e pelos titulares das secretarias judiciárias do 1º Grau, Aparecida Maria Fernandes, e do 2º Grau, Jucélio Sheffmacher, da Corregedoria, Márcia Duarte, dentre outros servidores, técnicos e analistas judiciários que dão suporte. Além de coordenar o trabalho, com reuniões semanais e avaliação do desempenho da equipe, a comissão atua nas resoluções das demandas decorrentes das atividades cotidianas. A fiscalização e o acompanhamento de processos sigilosos também é feita pela comissão, que atua para que todo o trabalho seja feito com a segurança dos dados que são manipulados durante a digitalização. 

A digitalização é feita em três etapas, primeiro com a organização do processo físico, das partes (atos como petição inicial). Em seguida é feita a indexação do documento dentro do PJe e a criação de um processo e alimentação com a classe processual correta na Tabela Processual Unificada (TPU). Por fim, o processo físico tem de ser arquivado com a movimentação correta no sistema antigo e de acordo com a Tabela Temporalidade Documental.